Spoločnosť BE-SOFT a.s. IČO 36191337, so sídlom Krakovská 2398/23, 040 11 Košice, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I., Odd. Sa, vl.č. 1073/V (ďalej len „BE-SOFT“) sa ako prevádzkovateľ pri spracovaní osobných údajov klientov vo vysokej miere stará o ich zabezpečenie.
Dňa 25.5.2018 nadobudlo účinnosť Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie GDPR“), ako i zákon č.18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon GDPR“), spolu aj ako GDPR (ďalej len „GDPR“).
Spoločnosť BE-SOFT sa zameriava na oblasť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (ďalej len „BOZP“) a požiarnej ochrany (ďalej len „PO“). V tejto súvislosti spracováva osobné údaje svojich klientov, vrátane zdravotných údajov, ktoré sú v zmysle GDPR považované za citlivé údaje.
Citlivé údaje majú vyššiu mieru ochrany v spoločnosti BE-SOFT, a to tak po stránke organizačnej (osobitné procesy spracovania osobných údajov), personálnej (vyhradené osoby s prístupom k nim), aj technickej (šifrovanie, zálohovanie, atď.).
Spoločnosť BE-SOFT je voči svojim klientom v postavení prevádzkovateľa. Prevádzkovateľom je v zmysle GDPR akákoľvek osoba, ktorá sa rozhodla vykonávať činnosť, ktorej súčasťou je okrem iného aj spracúvanie osobných údajov, pričom táto určuje účely a prostriedky ich spracovania.
BE-SOFT, a.s.,
Krakovská 2398/23,
040 11 Košice
e-mail: besoft@besoft.sk
Na spracúvanie osobných údajov v súlade s GDPR a Zákonom dohliada Zodpovedná osoba, na ktorú sa v prípade uplatnenia svojich práv môžete obrátiť. Kontaktné údaje zodpovednej osoby: JUDr. Ľubomír Lukič, e-mail: dpo@lslegal.sk.
Osobným údajom je akákoľvek informácia, resp. ich kombinácia, týkajúca sa fyzickej osoby, na základe ktorej/ých ju možno konkrétne identifikovať. Osobnými údajmi sú buď kombinácie „všeobecnejších“ osobných údajov (napr. meno, priezvisko a e-mail), alebo v niektorých prípadoch postačuje aj jeden identifikačný nezameniteľný osobný údaj (napr.rodné číslo, č.OP a pod.).
Spoločnosť BE-SOFT spracováva najmä tieto kategórie osobných údajov:
Základné osobné údaje: titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa bydliska, číslo preukazu totožnosti, fotografia, zvukovo-obrazový záznam, štátna príslušnosť, národnosť, podpis, údaje o zamestnávateľovi a pracovnej pozícii, sídlo, miesto podnikania a IČO, ak ste živnostník.
Kontaktné údaje: telefónne číslo, e-mailová adresa, fax, kontaktná adresa.
Finančné údaje: názov banky, číslo účtu v banke.
Ďalšie údaje: vek, pohlavie, rodinný stav, vzdelanie, zamestnanie, číslo sociálneho a zdravotného poistenia.
Osobitné údaje: údaje o Vašom zdravotnom stave.
BE-SOFT získava Vaše osobné údaje:
Vaše osobné údaje sú spracovávané iba na účely BOZP a PO.
V praxi to znamená na účely:
Pri vyhotovovaní obrazového, zvukového a obrazovo-zvukového záznamu BE-SOFT dbá, aby nebolo neprimeraným spôsobom zasiahnuté do práv a oprávnených záujmov dotknutej fyzickej osoby.
Právnym základom pre toto spracúvanie môže byť podľa konkrétnej situácie:
Za účelom možnosti poskytovať Vám komplexné a kvalitné služby spoločnosťou BE-SOFT je nevyhnutné, aby Vaše osobné údaje boli poskytnuté vybraným osobám, spolupracujúcim s BE-SOFT. Ide o servisné spoločnosti ako advokátske kancelárie, účtovné a daňové spoločnosti, zodpovedná osoba, príslušné štátne orgány a ďalšie osoby nevyhnutné k riadnej činnosti spoločnosti BE-SOFT.
BE-SOFT pri výbere zmluvných partnerov dbá na ich spoľahlivosť a v zmluve so zmluvným partnerom sú vždy určené aj pravidlá ochrany osobných údajov.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie zákonnej povinnosti (Zákonník práce, osobitné predpisy) a odmietnete poskytnúť Vaše osobné údaje, môže to viesť k nevydaniu príslušného dokladu a k pracovnoprávnym dôsledkom zo strany Vášho zamestnávateľa.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu, následkom bude nemožnosť uzatvoriť takúto zmluvu. Poskytnutie Vašich osobných údajov je však dobrovoľné.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem, ste povinní toto spracúvanie strpieť, s možnosťou práva namietať takéto spracovávanie.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov Váš súhlas, pri jeho neposkytnutí nemôže dôjsť k poskytovaniu služieb zo strany BE-SOFT.
Takýto súhlas môžete kedykoľvek odvolať, a to doručením oznámenia tejto spoločnosti na jej kontaktné údaje uvedené vyššie. Obsahom oznámenia musí byť jednoznačné odvolanie udeleného súhlasu.
Odvolaním súhlasu na spracovanie osobných údajov nie je dotknutá zákonnosť spracovania osobných údajov vykonaná pred odvolaním.
Odvolaním Vášho súhlasu však automaticky nemusí dôjsť ku skončeniu spracovania tých Vašich osobných údajov, ktoré spracováva BE-SOFT na inom právnom základe, o čom sa môžete u nej informovať (napr. na základe zákona o archivácii, účtovníctve a pod.).
GDPR Vám umožňuje využiť v súvislosti so spracovávaním Vašich osobných údajov nasledovné práva:
V prípade ak to uznáte za vhodné, môžete sa so sťažnosťou obrátiť aj na Úrad na ochranu osobných údajov SR.
Spoločnosť BE-SOFT uchováva Vaše osobné údaje iba po nevyhnutne potrebnú dobu, následne sú pod dohľadom zlikvidované.
Ak sa spracovávajú osobné údaje z dôvodu splnenia zákonnej povinnosti – tieto sa uchovávajú po dobu vyžadovanú príslušným zákonom.
V prípade zmluvného vzťahu sa Vaše osobné údaje spracovávajú po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne sú uchovávané po dobu určenú osobitnými právnymi predpismi, napr. zákonom o archívnictve, zákonom o účtovníctve, daňovými zákonmi (spravidla 10 rokov) a v prípade potreby sa tieto doby predlžujú o všeobecné premlčacie doby (v rámci možných súdnych konaní).
Ak sa spracovávajú osobné údaje z dôvodu oprávneného záujmu, osobné údaje sa uchovávajú po dobu trvania príslušného oprávneného záujmu a počas doby, po ktorú je možné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať práva a nároky z oprávneného záujmu alebo súvisiace s oprávneným záujmom.
Ak sa spracovávajú osobné údaje na základe Vášho súhlasu, uschovávajú sa tieto po dobu, na ktorú bol súhlas udelený alebo do času odvolania súhlasu, s výnimkou ak existuje na ich ďalšie spracovanie iný právny dôvod (napr. zákon o archívníctve, účtovníctve a pod.).
Cezhraničný prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko, a Lichtenštajnsko) sa neuskutočňuje.
Vaše osobné údaje sa spracovávajú v elektronickej podobe a/alebo v listinnej podobe.
BE-SOFT nevykonáva automatizáciu a profilovanie pri spracovaní osobných údajov, t.j. vyhodnocovanie správania klienta a ponúkanie produktov na mieru.
BE-SOFT prijal v rámci bezpečnosti ochrany Vašich osobných údajov príslušné opatrenia na zamedzenia ich úniku alebo znehodnotenia, a to v kvalite súčasného technického vývoja.
Tieto opatrenia sú podrobne rozpísané a definované vo vnútornom predpise spoločnosti, pričom každý zamestnanec / spolupracovník, ktorý prichádza do kontaktu s osobnými údajmi je povinný sa s nimi oboznámiť a tieto dodržiavať, spolu s organizačnými a personálnymi opatreniami, ktoré zamedzujú, resp. minimalizujú ich únik, stratu alebo zneužitie.