Prihlasovacie údaje do aplikácie BESOFT Online získate po zakúpení prístupu prostredníctvom objednávky.
Následne obdržíte e-mail s prihlasovacími údajmi. V okne “Prihlásenie” vyplníte Vaše prihlasovacie údaje a následným stlačením tlačidla “Prihlásenie” sa dostanete do aplikácie.
Po prihlásení sa zobrazí úvodná obrazovka:
Vysvetlivky:
V úvodnom zobrazení sa po prihlásení zobrazujú firmy a prevádzky v danej licencii, na ktoré má používateľ právo.
Nasledujúcim výberom sa volia firmy a prevádzky, s ktorými chce používateľ pracovať:
1. Výber firmy a všetkých jeho prevádzok:
2. Odobratie všetkých prevádzok. Táto možnosť umožňuje vstup do všetkých modulov okrem modulov „Zamestnanci“, „Technické zariadenia“ a „Úrazy“:
3. Odobratie firmy a výber všetkých alebo niekoľkých prevádzok umožňuje pracovať vo zvolených prevádzkach:
4. Vynulovanie vybraných firiem je možné vykonať kliknutím na tlačidlo “Resetovať”.
Poznámka:
Výber je možný z viacerých firiem aj prevádzok. Ak sa nezobrazujú všetky firmy alebo prevádzky, tak používateľ nemá právo s nimi pracovať. Všetky práva upravuje firemný administrátor v časti Nástroje / Používatelia v záložke Firemné práva viď kapitola 3.3.
V položke “Zobraziť profil” sa zobrazia údaje o prihlásenom používateľovi aj ostatných používateľoch v rámci zakúpenej licencie. Tu sa zobrazujú Základné informácie, Práva a Firemné práva.
V položke "Zmeniť heslo" je umožnené zmeniť prihlasovacie heslo používateľa.
V položke “Dvojfaktorová autentifikácia (2FA)” je bezpečnejší spôsob prihlasovania sa do aplikácie BESOFT online.
Kliknutím na meno používateľa sa zobrazí nasledujúce okno:
V možnosti “Dvojfaktorová autentifikácia” sa zobrazí nasledujúce okno:
Po kliknutí na "Smartfón" sa zobrazí nasledujúce okno, kde si môžete podľa uvedených krokov autentifikáciu aktivovať:
Podobne sa autentifikácia deaktivuje stlačením tlačidla “Deaktivovať”.
Po kliknutí na “Email” je potrebné zadať súčasné heslo do BESOFT Online:
Podobne sa postupuje pri deaktivácii. Kliknutím na tlačidlo “Deaktivovať” a zadaní hesla sa autentifikácia deaktivuje.
Dvojfaktorová autentifikácia (2FA) je voliteľný bezpečnostný prvok pre prihlásenie sa do aplikácie BESOFT Online a je možné použiť jeden z týchto dvoch možností alebo aj obe súčasne.
V položke "Moja licencia" sa zobrazujú všetky údaje o zakúpených moduloch, počte používateľov, dátume platnosti licencie.
Menu "Nástroje" obsahuje položky podľa nasledujúceho obrázka:
Po kliknutí na Nástroje / Firmy a prevádzky sa zobrazí prehľad vytvorených firiem a prevádzok:
Kliknutím na tlačidlo “Nová firma” sa zobrazia údaje pre vyplnenie novej firmy.
Kliknutím na tlačidlo “Nová prevádzka” sa zobrazia údaje pre vyplnenie novej prevádzky.
Kliknutím na názov firmy / prevádzky je možné firmu / prevádzku zobraziť, editovať alebo zmazať.
Firemné nastavenia majú nasledujúce záložky:
V tejto časti sú zobrazené informácie o firmách a prevádzkach.
Nastavenia umožňujú vrcholovo nastavovať práva pre všetky firmy a prevádzky. Pojem „Zdedená“ znamená nastavenie z nadriadenej úrovne.
Tlačidlami “Upraviť” je možné hodnotu zmeniť, napr.:
V časti vlastné údaje sa definujú číselníky a textové polia. Účelom vlastných údajov je doplnenie možnosti vlastných filtrov.
Vysvetlivky:
1. Tlačidlom „Pridať číselník“ sa zobrazí:
Vyplnením názvu a zaškrtnutím voľby “Úrazy”, "Zamestnanec", "Technické zariadenie" tento číselník bude možné použiť v príslušnom module (Úrazy, Zamestnanci, Technické zariadenia).
2. Tlačidlom „Pridať textové pole“ sa zobrazí:
Vyplnením názvu a zaškrtnutím voľby "Zamestnanec", "Technické zariadenie" toto textové pole bude možné použiť v príslušnom module (Zamestnanci, Technické zariadenia).
3. Tlačidlom “Zlúčiť” sa zobrazí:
4. Tlačidlom “Odstrániť” sa vybrané položky odstránia.
5. Tlačidlom “Náhľad” sa zobrazí:
Tu je možné napr. pre Číselník “Dĺžka zamestnania” pridať ľubovoľné položky napr. “1, 2” a pod. Tieto položky je možné editovať, zmazať.
V časti “Textové pole” sa položky nevytvárajú. Názov textového poľa umožní pri zamestnancovi alebo technickom zariadení zapísať ľubovoľný text.
6. Tlačidlom “Upraviť” sa môže vybraný číselník alebo textové pole upraviť - editovať.
7. Tlačidlom “Zmazať” sa môže vybraný číselník alebo textové pole zmazať - odstrániť.
8. Tlačidlom “Konvertovať” sa zobrazí:
Táto funkcia umožňuje zvolený “Číselník” prekonvertovať na “Textové pole” a naopak.
Po kliknutí na “Termíny” sa ponúknu štyri možnosti:
“Termíny - Zamestnanci” umožňuje pridať vlastný termín pre zamestnancov
“Termíny - Technické zariadenia” umožňuje pridať vlastný termín pre technické zariadenia
“Termíny - Zmeny na firemnej úrovni - Zamestnanci" umožňuje vybrať si legislatívny (štandardný) termín alebo vlastný termín a upraviť jeho periódu na rôznych stupňoch firemnej štruktúry stlačením tlačidla “Výber termínu”
“Termíny - Zmeny na firemnej úrovni -Technické zariadenia" umožňuje vybrať si legislatívny (štandardný) termín alebo vlastný termín a upraviť jeho periódu na rôznych stupňoch firemnej štruktúry stlačením tlačidla “Výber termínu”
Z nasledujúceho zoznamu termínov si vyberte termín, ktorý chcete upraviť - zmeniť periódu na zvolenej firemnej úrovni:
V nasledujúcom okne si zvolíte a uložíte “Nové parametre termínu” a tlačidlom “Potvrdiť” sa nastavenia termínu uložia:
Upravený termín sa uloží do nasledujúceho prehľadu:
Následne sa cez voľbu “Termíny - Zamestnanci” alebo “Termíny - Technické zariadenia” môžete tlačidlom “Filter” odfiltrovať zobrazenie legislatívnych (štandardných) termínov (SK termíny) a vlastných termínov voľbou “SK termíny” a vlastných termínov voľbou “BE-SOFT, a.s. (licencia)”.
Zoznam termínov s označením “licencia” znamená zoznam vlastných termínov každého klienta podľa názvu licencie klienta.
Zaškrtnutím voľby “Zobraziť len tie termíny, pri ktorých je zmenené nastavenie na firemnej úrovni smerom nadol” sa zo všetkých (štandardných a vlastných) termínov filtrujú tie termíny, ktoré boli na firemnej úrovni upravené.
Ďalšími možnosťami filtra je možnosť odfiltrovať termíny podľa “oblasti” alebo “Typu”.
Po stlačení tlačidla “Uložiť” sa zobrazí prehľad termínov podľa nasledujúceho okna:
Tento prehľad si môžete exportovať stlačením tlačidla “Export”.
Stlačením tlačidla:
sa zobrazí informácia podľa nasledujúceho obrázka o termíne a jeho úprave v rámci firemnej štruktúry:
Legislatívne (Štandardné) termíny a vlastné termíny je možné zobraziť tlačidlom “i” a zobrazí sa údaj o pôvodnej perióde termínu a taktiež informácie o zmene periódy na jednotlivých Firmách / Prevádzkach. Zmenená perióda termínu alebo predstihu sa zobrazuje hrubých písmom a zároveň v tomto riadku je možnosť túto periódu upraviť tlačidlom “Edituj”.
Vlastný termín je navyše možné editovať, zlúčiť aj zmazať.
Nový termín sa vytvára kliknutím na tlačidlo “Pridať”:
Tlačidlom „Potvrdiť“ sa termín uloží do zoznamu termínov.
Upozornenie:
Termíny sa ukladajú priamo pod licenciu. Preto používateľ, ktorý má právo vytvárať termíny, musí mať právo prístupu na celú licenciu.
Zlúčenie termínov je funkcia, ktorou si používateľ dokáže zlúčiť vlastný termín s legislatívnym (štandardným) termínom podľa nasledujúceho okna, stlačením tlačidla “Zlúčiť” pri zvolenom vlastnom termíne:
V ďalšom kroku si vyberiete termín, s ktorým sa vlastný termín zlúči.
Zlúčením termínov sa prenesie z vlastného termínu aj história plnenia (dátumy) a následne tlačidlom “Potvrdiť” sa zlúčenie termínov uloží a vlastný termín sa zmaže.
V tejto časti s môžete zadefinovať „Poverené osoby“.
Vysvetlivky:
1. Pridať Poverenú osobu je možné stlačením tlačidla “Pridať”. Následne sa zobrazí:
V tomto okne je možné vytvoriť skupinu používateľov, vytvoriť osobu, vybrať osobu z už vytvorených používateľov alebo vybrať osobu zo zamestnancov.
2. Tlačidlom “Upraviť” je možné vytvorené poverené osoby priradiť k:
3. Tlačidlom “Upraviť” je možné upraviť - editovať zodpovednú osobu.
4. Tlačidlom “Zmazať” je možné zodpovednú osobu zmazať - odstrániť.
Notifikácie umožňujú zasielať správy zodpovedným osobám podľa nasledujúcich typov:
Tlačidlom “Notifikácie” sa zobrazí nasledujúce okno:
Vysvetlivky:
1. Tlačidlom “Pridať” sa vytvorí nová notifikácia:
2. Tlačidlom “Náhľad” sa zobrazia detaily notifikácie. Tu je možné aj stlačením tlačidla “Odoslať notifikáciu”.
3. Tlačidlom “Upraviť” je možné notifikáciu upraviť - editovať.
4. Tlačidlom “Zmazať” je možné notifikáciu zmazať - odstrániť.
5. Tlačidlom “Odoslať notifikáciu” je možné odoslať notifikáciu teraz.
Nastaviť si môžete ako často sa má zasielať notifikácia (deň v mesiaci, deň v týždni, každý deň).
Nastaviť si môžete emaily, na ktoré budú notifikácie zasielané tlačidlom „pridať“.
Nastaviť si môžete „osoby“, ktoré sú poverené na notifikácie.
Spôsob odosielania e-mailov umožňuje zasielanie e-maily konkrétnym osobám podľa nasledujúcich možností:
1. Nebezpečné udalosti - evidencia záznamu
2. Nebezpečné udalosti - zodpovednosť za opatrenie
3. Úrazy - evidencia záznamu
4. Úrazy - zodpovednosť za opatrenie
5. Zamestnanci - stav termínov
6. Technické zariadenia - nedostatky
7. Technické zariadenia - stav termínov
V tomto okne sa zobrazujú používatelia v rámci zakúpenej licencie.
Stlačením tlačidla “Pridať” je možné vytvoriť nového používateľa vyplnením údajov. Kliknutím na tlačidlo “Uložiť” sa údaje uložia.
Kliknutím na používateľa v zozname používateľov sa zobrazia nasledujúce údaje:
Vysvetlivky:
1. Základné informácie o používateľovi
2. Práva - nastavenia práv podľa predvolených možností na obrázku:
3. Firemné práva - nastavenie práv k jednotlivým firmám a prevádzkam podľa obrázka:
4. Tlačidlom “Upraviť” je možné upraviť údaje o používateľovi
5. Tlačidlom “Poslať pozvánku” je možné poslať prihlasovacie údaje inému používateľovi
6. Tlačidlom "Poslať heslo" je možnosť poslať odkaz na zmenu hesla používateľa
7. Tlačidlom “Zoznam" sa prepneme do zoznamu používateľov
Používateľské príručky slúžia na pomoc používateľom pri práci v aplikácii BESOFT online. Základná príručka je „Nastavenia a správa“, ostatné príručky sú samostatné pre jednotlivé moduly.
Tu si môžete stiahnuť excel pre:
Pomoc na diaľku je aplikácia, ktorou sa vieme dostať do Vášho počítača a vykonať asistenciu podľa Vašich požiadaviek. Po kliknutí na tlačidlo „Pomoc na diaľku“ sa zobrazí nasledujúce okno. Po kliknutí na voľbu „áno“ nám príde požiadavka na pomoc na diaľku. Po stlačení voľby „Nie“ sa aplikácia pomoci na diaľku ukončí.
V okne pomoci na diaľku je uvedený telefonický kontakt, na ktorý je potrebné vopred zavolať a dohodnúť si dátum a čas, kedy sa pomoc na diaľku zrealizuje.
Kliknutím na prehľad zmien sa zobrazí prehľad zmien v jednotlivých moduloch.
Po prihlásení sa do aplikácie sa nové správy zobrazujú v tejto ikonke, kde je uvedený počet nových správ.