Prihlasovacie údaje do aplikácie BESOFT Online získate po zakúpení prístupu prostredníctvom objednávky.
Následne obdržíte e-mail s prihlasovacími údajmi. V okne “Prihlásenie” vyplníte Vaše prihlasovacie údaje a následným stlačením tlačidla “Prihlásenie” sa dostanete do aplikácie.
Po prihlásení sa zobrazí úvodná obrazovka:
Vysvetlivky:
Zoznam firiem a prevádzok - obsahuje firmy a prevádzky, ktoré má používateľ pridelené (viac o vytvorení Firmy / Prevádzky sa dozviete v časti Nástroje / Firmy a prevádzky). Pri väčšom počte firiem a prevádzok je možné použiť vyhľadávanie (lupa).
Výber modulu slúži na vstup do modulu, v ktorom chce používateľ pracovať.
Priame zobrazenie modulov.
Rýchle odkazy pre prístup k niektorým funkciám.
Výber jazyka.
Zobrazenie vybraných firiem a prevádzok.
Informácia o prijatých správach. Po kliknutí sa zobrazí prehľad prijatých, prečítaných a neprečítaných správ.
Údaje o prihlásenom používateľovi. Kliknutím na prihláseného používateľa sa zobrazia položky “Zobraziť profil”, “Zmeniť heslo” „Dvojfaktorová autentifikácia (2FA)“ a "Moja licencia" (viac sa dočítate v kapitole zobrazený používateľ).
Menu "Nástroje" umožňuje ďalšie používateľské nastavenia, obsahuje používateľské príručky, pomoc na diaľku a pod. (viac sa dočítate v kapitole “Nástroje”).
Tlačidlo pre odhlásenie z aplikácie BESOFT Online.
Informácia o počte firiem a prevádzok, ktoré má používateľ pridelené (s ktorými používateľ môže pracovať).
V úvodnom zobrazení sa po prihlásení zobrazujú firmy a prevádzky v danej licencii, na ktoré má používateľ právo.
Nasledujúcim výberom sa volia firmy a prevádzky, s ktorými chce používateľ pracovať:
1. Výber firmy a všetkých jeho prevádzok:
2. Odobratie všetkých prevádzok. Táto možnosť umožňuje vstup do všetkých modulov okrem modulov „Zamestnanci“, „Technické zariadenia“ a „Úrazy“:
3. Odobratie firmy a výber všetkých alebo niekoľkých prevádzok umožňuje pracovať vo zvolených prevádzkach:
4. Vynulovanie vybraných firiem je možné vykonať kliknutím na tlačidlo “Resetovať”.
Poznámka:
Výber je možný z viacerých firiem aj prevádzok. Ak sa nezobrazujú všetky firmy alebo prevádzky, tak používateľ nemá právo s nimi pracovať. Všetky práva upravuje firemný administrátor v časti Nástroje / Používatelia v záložke Firemné práva viď kapitola 3.3.
V položke “Zobraziť profil” sa zobrazia údaje o prihlásenom používateľovi aj ostatných používateľoch v rámci zakúpenej licencie. Tu sa zobrazujú Základné informácie, Práva a Firemné práva.
1.Možnosť vynútenie dvojfaktorovej autentifikácie:V časti "Nástroje > Firemné nastavenia" bola doplnená možnosť vynútenia dvojfaktorovej autentifikácie na firemnej úrovni. Po jej zapnutí firemným administrátorom budú všetci používatelia aplikácie BESOFT Online povinní využívať dvojfaktorové prihlasovanie. Zvyšuje sa tak bezpečnosť a ochrana používateľských účtov.
2.Dvojfaktorová autentifikácia (2FA) je voliteľný bezpečnostný prvok pre prihlásenie sa do aplikácie BESOFT Online a je možné použiť jeden z týchto dvoch možností alebo aj obe súčasne.
Pre zvýšenie bezpečnosti a ochrany používateľských účtov v aplikácii BESOFT Online budú používateľom odosielané e-mailové upozornenia vždy, keď sa prihlásia do účtu z nového zariadenia.
V tejto záložke je možné spravovať základné údaje týkajúce sa licencií, firiem a prevádzok. Používateľ môže nastaviť údaje na rôznych úrovniach, či už na najvyššej úrovni ako je "Licencia", "Firma" alebo "Prevádzka".
Zobrazujú a nastavujú sa tu základné informácie o licenciách, firmách a prevádzkach. Užívateľ má možnosť získať informácie o tom, ktorý používateľ má prístup k danej licencii, firme alebo prevádzke.
Na krátkom prehľade "Základné informácie" je možné kedykoľvek upraviť základné údaje kliknutím na tlačidlá "Editovať" alebo "Zmazať" , firmy alebo prevádzky.
Výber úrovne z firemnej štruktúry
Editácia základných údajov zvolenej firemnej štruktúry
Odstránenie firmy alebo prevádzky
Výpis informácie, ktorý používateľ má prístup k danej licencií, firme alebo prevádzke.
V časti vlastné údaje sa definujú číselníky a textové polia. Účelom vlastných údajov je doplnenie možnosti vlastných filtrov.
Vysvetlivky:
1. Tlačidlom „Pridať číselník“ sa zobrazí:
Vyplnením názvu a zaškrtnutím voľby “Úrazy”, "Zamestnanec", "Technické zariadenie" tento číselník bude možné použiť v príslušnom module (Úrazy, Zamestnanci, Technické zariadenia).
2. Tlačidlom „Pridať textové pole“ sa zobrazí:
Vyplnením názvu a zaškrtnutím voľby "Zamestnanec", "Technické zariadenie" toto textové pole bude možné použiť v príslušnom module (Zamestnanci, Technické zariadenia).
3. Tlačidlom “Zlúčiť” sa zobrazí:
4. Tlačidlom “Odstrániť označené” sa vybrané položky odstránia.
5. Tlačidlom “Náhľad” sa zobrazí:
Tu je možné napr. pre Číselník “Dĺžka zamestnania” pridať ľubovoľné položky napr. “1, 2” a pod. Tieto položky je možné editovať, zmazať.
V časti “Textové pole” sa položky nevytvárajú. Názov textového poľa umožní pri zamestnancovi alebo technickom zariadení zapísať ľubovoľný text.
6. Tlačidlom “Upraviť” sa môže vybraný číselník alebo textové pole upraviť - editovať.
7. Tlačidlom “Zmazať” sa môže vybraný číselník alebo textové pole zmazať - odstrániť.
8. Tlačidlom “Konvertovať” sa zobrazí:
Táto funkcia umožňuje zvolený “Číselník” prekonvertovať na “Textové pole” a naopak.
9.Pridať položky
Táto funkcia umožňuje pridať a uložiť v jednom kroku viacero “položiek” ktoré sa definujú k číselníkovému údaju ktorý vytvárame.
¶ 3.2.4.1 Úprava legislatívnych (štandardných) termínov a tvorba a úprava vlastných termínov sa vykonáva v časti Termíny:
Po kliknutí na “Termíny” sa ponúknu štyri možnosti:
“Termíny - Zamestnanci” umožňuje pridať vlastný termín pre zamestnancov
“Termíny - Technické zariadenia” umožňuje pridať vlastný termín pre technické zariadenia
“Termíny - Zmeny na firemnej úrovni - Zamestnanci" umožňuje vybrať si legislatívny (štandardný) termín alebo vlastný termín a upraviť jeho periódu na rôznych stupňoch firemnej štruktúry stlačením tlačidla “Výber termínu”
“Termíny - Zmeny na firemnej úrovni -Technické zariadenia" umožňuje vybrať si legislatívny (štandardný) termín alebo vlastný termín a upraviť jeho periódu na rôznych stupňoch firemnej štruktúry stlačením tlačidla “Výber termínu”
Z nasledujúceho zoznamu termínov si vyberte termín, ktorý chcete upraviť - zmeniť periódu na zvolenej firemnej úrovni:
V nasledujúcom okne si zvolíte a uložíte “Nové parametre termínu” a tlačidlom “Potvrdiť” sa nastavenia termínu uložia:
Upravený termín sa uloží do nasledujúceho prehľadu:
Následne sa cez voľbu “Termíny - Zamestnanci” alebo “Termíny - Technické zariadenia” môžete tlačidlom “Filter” odfiltrovať zobrazenie legislatívnych (štandardných) termínov (SK termíny) a vlastných termínov voľbou “SK termíny” a vlastných termínov voľbou “BE-SOFT, a.s. (licencia)”.
Zoznam termínov s označením “licencia” znamená zoznam vlastných termínov každého klienta podľa názvu licencie klienta.
Zaškrtnutím voľby “Zobraziť len tie termíny, pri ktorých je zmenené nastavenie na firemnej úrovni smerom nadol” sa zo všetkých (štandardných a vlastných) termínov filtrujú tie termíny, ktoré boli na firemnej úrovni upravené.
Ďalšími možnosťami filtra je možnosť odfiltrovať termíny podľa “oblasti” alebo “Typu”.
Po stlačení tlačidla “Uložiť” sa zobrazí prehľad termínov podľa nasledujúceho okna:
Tento prehľad si môžete exportovať stlačením tlačidla “Export”.
Stlačením tlačidla:
sa zobrazí informácia podľa nasledujúceho obrázka o termíne a jeho úprave v rámci firemnej štruktúry:
Legislatívne (Štandardné) termíny a vlastné termíny je možné zobraziť tlačidlom “i” a zobrazí sa údaj o pôvodnej perióde termínu a taktiež informácie o zmene periódy na jednotlivých Firmách / Prevádzkach. Zmenená perióda termínu alebo predstihu sa zobrazuje hrubých písmom a zároveň v tomto riadku je možnosť túto periódu upraviť tlačidlom “Edituj”.
Vlastný termín je navyše možné editovať, zlúčiť aj zmazať.
Zlúčenie termínov je funkcia, ktorou si používateľ dokáže zlúčiť vlastný termín s legislatívnym (štandardným) termínom podľa nasledujúceho okna, stlačením tlačidla “Zlúčiť” pri zvolenom vlastnom termíne:
V ďalšom kroku si vyberiete termín, s ktorým sa vlastný termín zlúči.
Zlúčením termínov sa prenesie z vlastného termínu aj história plnenia (dátumy) a následne tlačidlom “Potvrdiť” sa zlúčenie termínov uloží a vlastný termín sa zmaže.
Notifikácie umožňujú zasielať správy zodpovedným osobám podľa nasledujúcich typov:
Tlačidlom “Notifikácie” sa zobrazí nasledujúce okno:
Vysvetlivky:
1. Tlačidlom “Pridať” sa vytvorí nová notifikácia:
vyberte si “Typ notifikácie” a stlačte tlačidlo “Pokračovať”
vyberte si spôsob odosielania e-mailov a stlačte “Pokračovať”
vyplňte si nasledujúce údaje a stlačte “Potvrdiť”
notifikácia sa uloží do zoznamu notifikácií
2. Tlačidlom “Náhľad” sa zobrazia detaily notifikácie. Tu je možné aj stlačením tlačidla “Odoslať notifikáciu”.
3. Tlačidlom “Upraviť” je možné notifikáciu upraviť - editovať.
4. Tlačidlom “Zmazať” je možné notifikáciu zmazať - odstrániť.
5. Tlačidlom “Odoslať notifikáciu” je možné odoslať notifikáciu teraz.
Nastaviť si môžete ako často sa má zasielať notifikácia (deň v mesiaci, deň v týždni, každý deň). Nastaviť si môžete emaily, na ktoré budú notifikácie zasielané tlačidlom „pridať“. Nastaviť si môžete „osoby“, ktoré sú poverené na notifikácie.
Spôsob odosielania e-mailov umožňuje zasielanie e-maily konkrétnym osobám podľa nasledujúcich možností:
1. Nebezpečné udalosti - evidencia záznamu
Odosielať konkrétnym osobám bez zohľadnenia prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
Odosielať vybraným používateľom systému so zohľadnením ich prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy; používateľom, ktorí nemajú prístup k Firme/prevádzke, modulu úrazy, majú vypnutý „Náhľad“ príde e-mail bez konkrétnych údajov k udalosti)
2. Nebezpečné udalosti - zodpovednosť za opatrenie
Odosielať zodpovedným osobám za príslušné opatrenie (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
3. Úrazy - evidencia záznamu
Odosielať konkrétnym osobám bez zohľadnenia prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
Odosielať vybraným používateľom systému so zohľadnením ich prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy; používateľom, ktorí nemajú prístup k Firme/prevádzke, modulu úrazy, majú vypnutý „Náhľad“ príde e-mail bez konkrétnych údajov k úrazu)
4. Úrazy - zodpovednosť za opatrenie
Odosielať zodpovedným osobám za príslušné opatrenie (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
5. Zamestnanci - stav termínov
Odosielať konkrétnym osobám bez zohľadnenia prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
Odosielať vybraným používateľom systému so zohľadnením ich prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy; používateľom, ktorí nemajú prístup k Firme/prevádzke, modulu Zamestnanci - časť termíny, majú vypnutý „Náhľad“ príde e-mail bez konkrétnych údajov k termínom)
6. Technické zariadenia - nedostatky
Odosielať konkrétnym osobám bez zohľadnenia prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
Odosielať vybraným používateľom systému so zohľadnením ich prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy; používateľom, ktorí nemajú prístup k Firme/prevádzke, modulu Technické zariadenia - časť nedostatky, majú vypnutý „Náhľad“ príde e-mail bez konkrétnych údajov k termínom)
7. Technické zariadenia - stav termínov
Odosielať konkrétnym osobám bez zohľadnenia prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
Odosielať vybraným používateľom systému so zohľadnením ich prístupových práv (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy; používateľom, ktorí nemajú prístup k Firme/prevádzke, modulu Technické zariadenia - časť termíny, majú vypnutý „Náhľad“ príde e-mail bez konkrétnych údajov k termínom)
Odosielať zodpovedným osobám za príslušné technické zariadenia (zašle údaje na uvedené e-mailové adresy)
¶ 3.3.1. Vytvorenie používateľa, priradenie modulov a nastavenie práv
V tomto okne sa zobrazujú používatelia v rámci zakúpenej licencie.
Stlačením tlačidla “Pridať” je možné vytvoriť nového používateľa vyplnením údajov. Kliknutím na tlačidlo “Uložiť” sa údaje uložia.
Kliknutím na používateľa v zozname používateľov sa zobrazia nasledujúce údaje:
Vysvetlivky:
1.Základné informácie o používateľovi
2.Práva - nastavenia práv podľa predvolených možností na obrázku:
3. Firemné práva - nastavenie práv k jednotlivým firmám a prevádzkam podľa obrázka:
Výpis firiem a prevádzok s prístupom :
Pri nastavovaní práv na úrovni používateľa v záložke (1)"Firemné nastavenia" sa v časti (2) "Výpis firiem a prevádzok s prístupom" zobrazí (3) informácia o tom, do akej firmy a prevádzky vo firemnej štruktúre má daný používateľ právo prístupu.
Táto časť poskytuje prehľad o tom, ktoré firmy a prevádzky sú priradené konkrétnemu používateľovi. To umožňuje administrátorovi jednoducho monitorovať a spravovať prístupové práva používateľov vo vašej licencií.
4. Tlačidlom “Upraviť” je možné upraviť údaje o používateľovi
5. Tlačidlom “Poslať pozvánku” je možné poslať prihlasovacie údaje inému používateľovi
6. Tlačidlom "Poslať heslo" je možnosť poslať odkaz na zmenu hesla používateľa
7. Tlačidlom “Zoznam" sa prepneme do zoznamu používateľov
Používateľské príručky slúžia na pomoc používateľom pri práci v aplikácii BESOFT online. Základná príručka je „Nastavenia a správa“, ostatné príručky sú samostatné pre jednotlivé moduly.
Pomoc na diaľku je aplikácia, ktorou sa vieme dostať do Vášho počítača a vykonať asistenciu podľa Vašich požiadaviek. Po kliknutí na tlačidlo „Pomoc na diaľku“ sa zobrazí nasledujúce okno. Po kliknutí na voľbu „áno“ nám príde požiadavka na pomoc na diaľku. Po stlačení voľby „Nie“ sa aplikácia pomoci na diaľku ukončí.
V okne pomoci na diaľku je uvedený telefonický kontakt, na ktorý je potrebné vopred zavolať a dohodnúť si dátum a čas, kedy sa pomoc na diaľku zrealizuje.
