¶ 1. Úvod
Modul Odpady slúži na jednoduché a prehľadné vedenie evidencie odpadov, automatické vygenerovanie ohlásení potrebných na zaslanie určeným úradom, archiváciu a tlač vytvorených formulárov. Zároveň má užívateľ možnosť kedykoľvek získať prehľad o množstve odpadov, s ktorými nakladal v určitom časovom období (priebežná sumarizácia odpadov).
Po spustení softvéru BTS sa zobrazí úvodná obrazovka s ponukou jednotlivých modulov. Počet zobrazených modulov sa môže líšiť v závislosti od nastavenia prístupových práv.
Po výbere modulu sa zobrazí prostredie modulu rozdelené na 4 základné časti:
- Panel organizačných jednotiek a objektov.
- Časť „Formuláre“.
- Zobrazovacia časť.
- Zoznam formulárov.
¶ 1.1 Nástrojová lišta
Význam ikon na nástrojovej lište modulu:
Okrem týchto ikon sa na nástrojovej lište nachádza aj tlačidlo pre rozšírené menu modulu, ktoré ponúka ďalšie možnosti práce. Tlačidlo obsahuje logo a názov modulu:
¶ 1.2 Panel organizačných jednotiek a objektov
V tomto paneli sú zobrazené všetky organizačné jednotky (firmy, ich prevádzky a objekty), pre ktoré je možné viesť evidenciu o odpadoch.
¶ 1.3 Časť Formuláre
Táto časť obsahuje 5 rôznych formulárov umožňujúcich viesť elektronickú evidenciu, sú to:
- Evidenčný list odpadu.
- Evidenčný list skládky odpadov.
- Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním.
- Oznámenie o zbere alebo výkupe odpadu.
- Priebežná sumarizácia odpadov.
¶ 1.4 Zoznam formulárov
Po vyplnení konkrétneho typu formulára sa tento formulár uloží do zoznamu spolu s dátumom vytvorenia a poslednej zmeny. Takto vyplnené a uložené formuláre je možné podľa potreby kedykoľvek upravovať, alebo vytlačiť.
¶ 1.5 Zobrazovacia časť
V tomto okne sa zobrazuje vybraný formulár zo zoznamu, s ktorým máte možnosť aktuálne pracovať. Na prácu so zobrazeným formulárom sa využívajú tlačidlá na nástrojovej lište a tlačidlá, ktoré obsahuje samotný formulár.
¶ 2. Práca s modulom
Pred začatím práce s modulom Odpady je potrebné mať v vytvorenú organizačnú jednotku (firmu), pre ktorú budeme evidenciu viesť!
Organizačná jednotka sa vytvára v Module "Zamestnanci", Module "Technické zariadenia" alebo v časti „Nástroje – Správa organizačných jednotiek“.
Základná práca (vytváranie nových formulárov, vedenie evidencie, mazanie, ukladanie, tlač a pod.) s modulom sa vykonáva pomocou tlačidiel na nástrojovej lište. Ďalšie, rozšírené možnosti modulu Odpady sa nachádzajú v menu modulu.
Menu modulu obsahuje nasledujúce položky:
¶ 2.1 Objekty / Prevádzky
Táto voľba umožňuje rozčleniť organizačnú jednotku na prevádzky a prevádzky na konkrétne objekty.
V prípade, že budete vytvárať „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ ako sumár údajov z viacerých zvolených prevádzok (platí iba pre osobitné prípady!), je nutné pri jednotlivých prevádzkach vybrať zo zoznamu prislúchajúci okresný úrad.
¶ 2.2 Firmy
Vytvorenie zoznamu firiem, z ktorého je možné pri vypĺňaní evidenčného listu odpadu vyberať v kolónke „IČO, obch. meno predchádzajúceho / nasledujúceho držiteľa odpadu“, alebo „Konečný spracovateľ odpadu.
Pridanie novej firmy:
Import firiem z Excelu
Pri importe firiem nesmie excelovský súbor obsahovať hlavičku s názvami stĺpcov, ale priamo údaje o firme v poradí: názov firmy, IČO, adresa, DIČ a IČ DPH
Príklad:
¶ 2.3 Štatutárny orgán / zodpovedná osoba
V tejto položke je možné zadefinovať údaje o štatutárnom orgáne spoločnosti a o zodpovednej osobe, ktoré sa budú automaticky prenášať do hlavičiek vygenerovaných ohlásení.
¶ 2.4 Zoznam okresných úradov
Zadefinovanie zoznamu okresných úradov. Túto položku je nutné využívať iba v prípadoch, keď používateľ bude chcieť vytvoriť „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ pre zvolený okresný úrad zosumarizovaním údajov evidovaných na evidenčných listoch odpadu z viacerých prevádzok. Táto situácia sa uplatňuje prevažne pre stavby. V iných bežných prípadoch nie je potrebné zoznam okresných úradov vypĺňať.
¶ 2.5 Katalóg odpadov (vlastné)
Táto voľba umožňuje do katalógu odpadov zadať odpady, ktoré nie je možné zaradiť do skupín 01 až 20 a pri jeho zaradení sa použije číslo druhu odpadu s posledným dvojčíslom 99.
V položke „Katalóg odpadov (vlastné)“ je taktiež možnosť pridať ďalší odpad s rovnakým katalógovým číslom, resp. bližšie špecifikovať daný odpad vybraný z katalógu odpadov, podľa toho, pri akej činnosti (procese) tento odpad vzniká.
¶ 2.6 Zoznam súhlasov
Umožňuje tvorbu, editáciu, notifikáciu rôznych súhlasov týkajúcich sa odpadov.
Vysvetlenie notifikácií:
„Notifikácia pri štarte“: upozorňuje na súhlasy pred expiráciou alebo na dosiahnuté limity množstiev odpadov.
„Notifikácia pri uložení evidenčného listu“: upozorňuje používateľa na to, že tento nebezpečný odpad nie je zaevidovaný v „Zozname súhlasov“. Kliknutím na „OK“ sa dá naďalej pracovať v module Odpady. Pri uložení evidenčného listu editovaného nebezpečného odpadu sa táto hláška opäť objaví. Zaškrtnutím / odškrtnutím voľby pre notifikáciu sa zapne alebo vypne upozornenie o nezaevidovaní súhlasu.
¶ 2.7 Exportuj do Excelu
Táto voľba umožňuje formuláre „Evidenčný list odpadu“, „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ a „Priebežná sumarizácia odpadov“ vyexportovať do aplikácie MS Excel.
- Zvoľte formulár, ktorý chcete vyexportovať.
- Kliknite na menu modulu a následne na „Exportuj do Excelu“.
- Zvoľte názov, pod ktorým sa má formulár uložiť.
Pri evidenčnom liste odpadu sa pri exporte umožňuje export zvoleného ELO alebo všetkých ELO zobrazených v spodnej časti. V prípade exportu všetkých ELO zvoľte adresár, do ktorého sa formuláre uložia.
¶ 2.8 Zobrazenie zapamätaných položiek
Softvér si pri vypĺňaní evidenčných listov pamätá zadané položky a zobrazuje ich v rozbaľovacom zozname. Táto funkcia umožňuje zvoliť položky, ktoré sa v zozname zobrazovať nemajú.
¶ 2.9 Nastavenia tlače ohlásenia
Voľba spôsobu tlače ohlásenia o vzniku odpadu a nakladania s ním. Toto nastavenie umožňuje tlač prostredníctvom aplikácií Quick Report, MS Excel, alebo MS Explorer. Nastavenie odporúčame meniť len pri problémoch s tlačou ohlásenia, nakoľko niektoré tlačiarne nepodporujú tlač prostredníctvom aplikácie Quick Report.
¶ 2.10 Návod na vypĺňanie
Obsahujú pokyny na vypĺňanie evidenčného listu odpadu, alebo ohlásenia o vzniku odpadu a nakladaní s ním v zmysle aktuálne platnej legislatívy.
¶ 3. Evidenčný listu odpadu
- Pred začatím práce s evidenčnými listami je nevyhnutné najprv vytvoriť organizačnú jednotku (firmu), pre ktorú budeme evidenciu viesť. Organizačná jednotka sa vytvára v Module "Zamestnanci", Module "Technické zariadenia" alebo v časti „Nástroje - Správa organizačných jednotiek“.
- Ak má firma viacero prevádzok, za ktoré sa bude evidencia viesť, je potrebné tieto prevádzky zadefinovať (viď kapitola 2.1. Objekty / Prevádzky).
- Následne si zadefinujeme zoznam všetkých dodávateľov a odberateľov odpadov v časti „Firmy“.
- Pred prvým vypĺňaním evidenčného listu je potrebné zadať rok:
- Zo zobrazeného katalógu odpadov zvolíme odpad, pre ktorý ideme vykonať evidenciu.
Pri tvorbe nového evidenčného listu je potrebné zadefinovať kód činnosti (D, M, P, R, V, S, O). Daný kód činnosti sa pri záznamoch v evidenčnom liste následne priradzuje automaticky ku každému záznamu (pri vzniku / príjme, resp. pri nakladaní). Kód činnosti je možné zmeniť v už vytvorenom evidenčnom liste pri editácii. V tomto prípade sa doterajšie kódy činnosti evidované v evidenčnom liste prepíšu vybraným kódom činnosti (program pri tejto zmene používateľa upozorní).
- Evidenciu (zadávanie) údajov do evidenčného listu odpadu vykonávame využitím nasledujúcich tlačidiel:
Pre správne sledovanie a sčítavanie množstva odpadu je možné do jedného riadku pridať záznam buď o vzniku, alebo o nakladaní s odpadom (v jednom riadku nie je možné evidovať vznik aj nakladanie súčasne)!
Zadávanie údajov do riadkov evidenčného listu odpadu pomocou tlačidiel „Pridaj riadok“ resp. „Edituj riadok“ je možné, len ak je daný evidenčný list editovaný. (ikona ceruzy na nástrojovej lište)
Vyplnený evidenčný list nakoniec uložíme kliknutím na tlačidlo „Ulož“, nachádzajúce sa na nástrojovej lište.
Upozornenie:
Výberom nasledujúceho roka pre evidenciu odpadov Vás softvér BTS upozorní na možnosť prekopírovania evidenčných listov z predchádzajúceho roku.
Voľbou „Áno“ sa evidenčné listy skopírujú.
Ďalšie možnosti pri evidencii odpadu v evidenčnom liste:
- Vytvorenie záznamu o odovzdaní / nakladaní s odpadom
V prípade, že už máte nejaké záznamy o vzniku odpadu, doplnia sa záznamy o vzniku do prázdnych (nezadaných) mesiacov. Celkové množstvo o nakladaní sa do jednotlivých záznamov o vzniku odpadu rozpočíta, pričom sa odrátajú množstvá z už predtým vytvorených záznamov o vzniku odpadu.
Upozornenie: Vytvorením záznamu o nakladaní s následným rozpočítaním nakladania na predchádzajúce mesiace bola vytvorená pomôcka pre automatické vytvorenie vznikov.
- Pri evidencii záznamu o nakladaní odpadu je možnosť automaticky vytvoriť záznam o vzniku odpadu (len pri zázname Pridaj riadok) :
Presunutie evidenčného listu
Evidencia odpadov sa v zmysle platných predpisov vedie samostatne za každú prevádzkareň. V prípade, že bol evidenčný list omylom vytvorený pod nesprávnou prevádzkou, je možné ho presunúť kliknutím na tlačidlo „Presuň“ umiestnené na nástrojovej lište.
¶ 4. Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním
Ohlásenia o vzniku odpadu a nakladaní s ním sa automaticky generujú z už vyplnených evidenčných listov odpadu za príslušný kalendárny rok. V zmysle platnej legislatívy sa ohlásenia vytvárajú za každý kód činnosti samostatne.
Poznámka: Ak pri tvorbe ohlásenia označíte prevádzku, vygeneruje sa ohlásenie len za túto prevádzku. Ak zvolíte organizačnú jednotku (najvyššia úroveň vo firemnej štruktúre), vytvorí sa ohlásenie so sumárnymi údajmi zo všetkých podradených prevádzok tejto firmy.
- KROK: Zvoľte typ dokladu a obdobie (celý rok, alebo štvrťrok), za ktoré chcete ohlásenie vytvoriť.
- KROK: Vyberte, ktoré odpady chcete do ohlásenia zahrnúť.
Poznámka: Ak zvolíte možnosť „Všetky odpady“, do ohlásenia sa započítajú údaje o všetkých odpadoch z evidenčných listov, ktoré majú kód činnosti zhodný so zvoleným typom dokladu (ohlásenia). Pre rôzne kódy činnosti je potrebné vytvoriť samostatné ohlásenia.
Následne program zobrazí ohlásenie, v ktorom je možné ešte doplniť údaje o štatutárnom orgáne firmy, o zodpovednej osobe, o dátume podpisu a je možné uviesť, či uvedené údaje sú alebo nie sú predmetom obchodného tajomstva.
Poznámka: Poradové čísla poznámok v stĺpci 9, ako aj text poznámok v prílohe je možné kedykoľvek manuálne upraviť pri editácii ohlásenia (po stačení tlačidla „Edituj“).
Vytvorené a uložené „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ sa v programe považuje za ohlásenie konečné (zasielané na príslušný úrad) a preto sa v prípade voľby jeho editácie program uisťuje, či chcete naozaj zoznam odpadov prepočítať.
V prípade, že v evidenčnom liste vykonáte doplnenie alebo editáciu údajov, je možné už vytvorené ohlásenie takisto upraviť. V menu je potrebné zvoliť ikonu určenú pre editáciu, pričom program sa opýta, či chcete prepočítať zoznam odpadov. Pre úpravu ohlásenia podľa vykonaných zmien v evidenčnom liste je potrebné zvoliť „ÁNO“.
Osobitný prípad pri tvorbe „Ohlásenia o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ – OÚ
Tento prípad umožňuje vytvoriť „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ pre zvolený okresný úrad (OÚ) zosumarizovaním údajov evidovaných na evidenčných listoch odpadu z viacerých prevádzok. Táto situácia sa uplatňuje v osobitných prípadoch, prevažne pri stavbách. V iných bežných prípadoch nie je potrebné túto možnosť využívať.
Podmienkou pre možnosť jej využitia je, aby mal používateľ vytvorený zoznam okresných úradov a tieto OÚ mal priradené k jednotlivým prevádzkam.
V ostatných krokoch sa postupuje obdobne ako pri klasickom ohlásení, navyše je však nutné na vyzvanie vybrať prevádzky, z ktorých sa budú údaje sumarizovať do „Ohlásenia o vzniku odpadu a nakladaní s ním“.
Upozornenie: V prípade generovania ohlásenia .... podľa OÚ sa do názvu Organizácie prenesú údaje o organizácii kliknutím na organizáciu (vymodreným názvom organizácie).
Tlač ohlásenia o vzniku odpadu a nakladaní s ním
Uložené „Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním“ je možné vytlačiť kliknutím na ikonu tlačiarne na nástrojovej lište.
¶ 5. Evidenčný list skládky odpadov
¶ 6. Priebežná sumarizácia odpadov
Priebežná sumarizácia odpadov umožňuje vytvárať prehľady množstva odovzdaného odpadu za určitý časový úsek.
- V zozname formulárov vyberte „Priebežná sumarizácia odpadov“.
- Zvoľte prevádzku alebo organizačnú jednotku, za ktorú chcete sumarizáciu vytvoriť.
- Vyberte rok.
- Na nástrojovej lište kliknite na tlačidlo „Nový“.
- Na kartách „Odpady“ a „Firmy“ nastavte filtrovanie údajov.
Poznámka: Filtrovanie podľa firiem je funkčné, len ak je priebežná sumarizácia odpadov generovaná len z jednej organizačnej jednotky (voľba „Viac OJ“ musí byť odškrtnutá).
Poznámka:
Údaje do formulárov:
- Evidenčný list skládky odpadov
- Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s nim
- Oznámenie o zbere alebo výkupe odpadu
- Priebežná sumarizácia odpadov
sa automaticky načítavajú z už vyplnených evidenčných listov odpadu.
Upozornenie:
Ak uvedené formuláre neobsahujú žiadne údaje, alebo obsahujú nesprávne údaje, je potrebné skontrolovať a upraviť príslušné evidenčné listy odpadu !!!