Po spustení softvéru BTS sa zobrazí úvodná obrazovka s ponukou jednotlivých modulov. Počet zobrazených modulov sa môže líšiť v závislosti od nastavenia prístupových práv.
Po výbere modulu sa zobrazí prostredie modulu rozdelené na 3 základné časti:
Význam ikon na nástrojovej lište modulu:
Okrem týchto ikon sa v každom module na nástrojovej lište nachádza aj tlačidlo pre rozšírené menu modulu, ktoré ponúka ďalšie možnosti práce. Tlačidlo obsahuje logo a názov príslušného modulu, napr.:
Stromová štruktúra dokumentov je v moduloch Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci a Ochrana pred požiarmi členená nasledovne:
V tomto okne je možné okrem zvoleného dokumentu zobraziť aj zoznam dokumentov, ktoré sa nachádzajú v jednotlivých zložkách v paneli so stromovou štruktúrou.
Poznámka: Text dokumentu sa zobrazí iba v prípade, že máte daný modul zakúpený!
Pri práci s legislatívnymi predpismi je možné pre rýchlejší „pohyb“ a zobrazenie konkrétnej časti predpisu využívať jeho obsah. Po zakliknutí políčka „Obsah“ sa zobrazovacia časť obrazovky rozdelí. V hornej polovici sa nachádza obsah dokumentu, ktorý je štruktúrovaný a je možné prechádzať úrovne obsahu. Po kliknutí na položku v obsahu sa v dolnej časti zobrazí predpis od zvolenej časti.
Po otvorení sa predpis vždy zobrazuje v aktuálnom znení, ako je platný ku dňu prezerania. Uvedená funkcia umožňuje zobraziť úplné znenie predpisu k určitému dátumu. V tomto prípade sa zohľadňuje dátum nadobudnutia účinnosti príslušnej novely. Prostredníctvom tejto funkcie je možné zobrazovať rôzne znenia predpisov, predchádzajúce, ale aj budúce, ak spracovaná novela predpisu nadobudne účinnosť až po aktuálnom dátume, kedy je predpis prezeraný.
Zároveň je možné v texte predpisu farebne zvýrazniť obsah zmien a doplnení predpisu oproti predchádzajúcemu zneniu vyplývajúcich z príslušnej novely. Doplnené a zmenené časti v predpise sa zvýraznia zelenou farbou, vypustené časti sú označené červenou farbou.
Funkcia „Interaktívne odkazy“ poskytuje zvýšenie komfortu práce pri práci s legislatívnymi predpismi.
V predpisoch sa využívajú 2 typy interaktívnych odkazov:
INTERNÉ INTERAKTÍVNE ODKAZY
Interaktívne odkazy sú viazané na časti aktuálne zvoleného predpisu. Po kliknutí na interaktívny odkaz sa predpis zobrazí v časti, ktorú odkaz popisuje. Pre návrat na pôvodnú pozíciu v predpise použite pravé tlačidlo myšky a voľbu „Dozadu“, resp. „Back“.
EXTERNÉ INTERAKTÍVNE ODKAZY
Interaktívne odkazy sú viazané na iné predpisy ako aktuálne zobrazený predpis. Po "kliknutí" na "interaktívny odkaz" sa pravá časť obrazovky rozdelí na 2 časti. V spodnej časti sa otvorí predpis (resp. jeho časť), ktorý odkaz popisuje.
K dokumentom v časti „Odborná oblasť“ (BOZP, OPP a CO) sú priradené v dolnej časti legislatívou stanovené termíny a periódy opakovania (školenia, lekárske prehliadky, odborné prehliadky, skúšky a iné). Tieto termíny sa používajú aj v module „Zamestnanci“ a module „Technické zariadenia“.
Aj k vlastným dokumentom pridaným do časti „Odborná oblasť“ je možné pridávať termíny. Pri vložení napr. vlastnej profesie, je možné ju v module „Zamestnanci“ priradiť ku konkrétnemu zamestnancovi. To platí aj pre technické zariadenia a prevádzkové budovy a objekty.
Dvojklikom myšky na termín v tabuľke, ktorá je v dolnej časti okna sa dokument posunie na text, kde je tento termín definovaný.
Kliknutím na tlačidlo „Uprav“ sa otvorí nové okno, v ktorom uvidíte zoznam termínov. V tomto okne sa nachádzajú aj tlačidlá, pomocou ktorých môžete tento zoznam upravovať.
Pri zadávaní údaju „Perióda“ sa používa nasledovný formát:
Adresár „Vlastné“ slúži na vkladanie vlastných dokumentov do položky „Interné predpisy“, alebo „Odborná oblasť“. Vo vlastných dokumentoch v položke „Odborná oblasť“ je možné sledovať termíny a vytvárať vlastné termíny.
VKLADANIE VLASTNÝCH DOKUMENTOV
Najprv označte niektorú zložku v časti „Vlastné“, do ktorej chcete dokument pridať. Kliknutím na tlačidlo „Nový“ je možné vložiť dokument vo formátoch doc, docx, rtf, xls, xlsx, pdf.
Kliknutím sa na položku „Interné predpisy“ alebo „Odborná oblasť“ sa v zobrazovacom okne zobrazí zoznam dokumentov, ktoré sa v konkrétnej položke nachádzajú.
K dokumentom pridaným v časti „Odborná oblasť“ je možné pripájať termíny.
Vyhľadávanie dokumentov je možné vykonať viacerými spôsobmi, v závislosti od typu hľadaného dokumentu.
Okrem prezerania legislatívnych predpisov v paneli so stromovou štruktúrou dokumentov ich môžete rýchlo vyhľadať v časti „Zoznam predpisov“, resp. „Zoznam noriem“.
Táto časť umožňuje komfortné a rýchle vyhľadávanie noriem a základných predpisov vo všetkých oblastiach (BOZP, OPP, ŽP a CO). Program poskytuje navyše možnosť farebného zvýraznenia zobrazovaných položiek podľa zvolených kritérií a tlač zoznamu zobrazených predpisov alebo noriem.
Pre rýchle vyhľadávanie využite v ľavom stĺpci jednotlivé položky filtra.
Vyhľadávanie pomocou tlačidla „Hľadaj“ na nástrojovej lište. Táto funkcia umožňuje vyhľadať dokumenty (rovnako aj predpisy), ktorých názov obsahuje zadaný reťazec.
Poznámka: Ak nepoznáte presný názov dokumentu, do vyhľadávacieho poľa zadajte iba časť názvu, alebo slovný základ hľadaného výrazu.
Ak potrebujete vyhľadať konkrétny text v práve zobrazenom dokumente, stačí použiť klávesovú skratku „Ctrl + F“, po zadaní ktorej sa zobrazí okno pre zadanie hľadaného výrazu.
Druhou možnosťou je použitie tlačidla „Hľadaj“ na nástrojovej lište.
Táto funkcia umožňuje vyhľadávanie dokumentov, ktoré obsahujú zvolené kľúčové slová s ich farebným zvýraznením v daných dokumentoch. Databáza kľúčových slov obsahuje niekoľko desiatok položiek z oblastí BOZP, OPP, CO a ŽP.
Postup vyhľadávania dokumentov so zvoleným kľúčovým slovom:
Obsah zobrazovacieho okna (zobrazený dokument, alebo zoznam dokumentov) môžete vytlačiť kliknutím na tlačidlo „Tlač“ na nástrojovej lište. Táto voľba okrem tlače umožňuje aj uloženie a otvorenie dokumentu v programe MS Word, resp. MS Excel.
Po kliknutí na „Tlač“ sa vždy zobrazia dve okná. Vrchné okno slúži na priamu tlač. Vzhľad vytlačeného dokumentu (okraje, hlavička a päta) závisí od nastavenia strany v prehliadači Internet Explorer. Pokiaľ chcete dokument pred tlačou upraviť alebo uložiť, okno pre priamu tlač môžete zatvoriť. Pod ním sa nachádza druhé okno:
Ak pravidelne pracujete s tými istými dokumentmi a nepotrebujete, aby sa v stromovej štruktúre dokumentov zobrazovali ostatné dokumenty, môžete si zadefinovať zoznam obľúbených predpisov. Po vytvorení tohto zoznamu sa v stromovej štruktúre zobrazia len tie dokumenty, ktoré Vás zaujímajú.
Ak chcete dokumenty z obľúbených položiek odstrániť, v menu modulu kliknite na „Výber obľúbených predpisov“ a zrušte zaškrtnutie príslušných dokumentov.
Poznámka: Pre opätovné zobrazenie všetkých dokumentov zrušte zaškrtnutie položky „Zobraz iba obľúbené“ v menu modulu.
Funkcia umožňuje z predpisov obsiahnutých v softvéri BTS tvoriť firemný register predpisov. Pri tvorbe firemného registra predpisov je možné vytvoriť adresárovú štruktúru – štruktúru firmy, kde vytvoreným organizačným zložkám firmy sa priradia príslušné legislatívne predpisy z jednotlivých oblastí (BOZP, OPP, ŽP a CO).
Definovanie firemného registra predpisov:
Zobrazenie firemného registra predpisov:
Poznámka: Ak zadáte voľbu „Zobraz firemný register predpisov“, zobrazia sa iba predpisy z modulu (oblasti), v ktorom sa práve nachádzate. Ak chcete zobraziť predpisy zo všetkých oblastí, použite voľbu „Zobraz firemný register predpisov - komplet“.
V softvéri BTS sa štandardne zobrazujú len aktuálne a platné dokumenty. Ak však dôjde k zrušeniu predpisu, alebo strate platnosti dokumentu, tieto dokumenty presúvame do tzv. archívu. Pre ich zobrazenie je potrebné v menu modulu kliknúť na položku „Zobraz archív“.
Poznámka: Zrušenie zobrazenia archívu vykonáte odškrtnutím voľby „Zobraz archív“ v menu modulu.