¶ 1. Úvod
Modul „Zamestnanci“ je určený na evidenciu zamestnancov spoločnosti a najmä na sledovanie k nim priradených termínov školení, lekárskych prehliadok a iných periodických povinností. Obsahuje zoznam preddefinovaných legislatívnych termínov z oblasti BOZP a ochrany pred požiarmi, ktorý je neustále aktualizovaný.
Modul tiež umožňuje vytvárať rôzne prehľady o nesplnených, absolvovaných alebo blížiacich sa školeniach, lekárskych prehliadkach a iných termínoch.
Modul umožňuje:
○ možnosť importovať zoznam zamestnancov z Excelu
○ hromadné akcie pri práci zo zamestnancami
○ definovanie vlastných filtrov/číselníkov a údajových polí
○ priraďovanie termínov zamestnancom individuálne, hromadne alebo na základe profesie
○ vytváranie a sledovanie vlastných termínov
○ upozorňovanie na blížiace sa termíny v predstihu
○ elektronické prezenčné listiny
¶ 2. Význam skratiek
BOZP - Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci
OPP - Ochrana pred požiarmi
¶ 3. Evidencia zamestnancov
¶ 3.1 Zoznam zamestnancov
Zoznam zamestnancov zobrazuje všetkých zamestnancov evidovaných vo vybranej firme, prevádzke, ktorú si používateľ zvolil po úvodnom prihlásení.
Vysvetlivky:
1 - Informácia o stave evidencie zamestnanca
Evidovaný zamestnanec môže byť zobrazený podľa nasledujúceho obrázka:
2 - “Pridať” zamestnanca
Viac o pridaní zamestnanca viď kapitola 3.1.1.
3 - “Filter” zamestnancov
Viac o filtrovaní zamestnancov viď kapitola 3.1.2.
4 - “Aktívni" zamestnanci
Kliknutím na túto voľbu sa zobrazia aktívni zamestnanci.
5 - “Neaktívne” TZ
Kliknutím na túto voľbu sa zobrazia neaktívni (vyradení, prepustení) zamestnanci.
6 - “Hromadné akcie”
V tejto časti sú definované vybrané hromadné akcie, ktoré je možné vykonať viacerým zamestnancom súčasne. Viac viď kapitola 3.1.3.
7 - "Hľadať"
Vyhľadáva zamestnancov v zozname.
8 - “Export”
Viac o exporte zamestnancov viď kapitola 3.1.4.
9 - “Import”
Viac o importe zamestnancov viď kapitola 3.1.5.
10 - “upraviť”
Umožňuje upraviť - editovať zvoleného zamestnanca (Základné údaje, termíny).
¶ 3.1.1 Pridať zamestnanca
Zamestnanca možno pridať stlačením tlačidla “Pridať” a následným vyplnením:
¶ 3.1.1.1 Základné údaje
Osobné informácie
V časti “Osobné informácie” je možné vyplniť informácie podľa jednotlivých polí.
Pracovné informácie
Voľbou dátumu “Nástup do práce” a “Vyradiť” sa zamestnanec označí ako aktívny alebo neaktívny - vyradený.
Vysvetlivky:
1 - Nadriadený
V časti “Pracovné informácie” je možné vybrať nadriadeného zamestnanca voľbou zo zoznamu v časti “Celá firma”.
2 - Profesia
V tejto časti sa dá priradiť zamestnancovi jedna alebo aj viac profesií. Viac o vytváraní profesií viď kapitola 3.4.1.
Vlastné údaje
Položky vlastných údajov predstavujú doplňujúce údaje k zamestnancom. Druhy vlastných údajov sa tvoria podľa príručky “Správcovská časť” kapitola 3.1.2.3.
¶ 3.1.1.2 Termíny
V záložke “Termíny” je možné priradiť štandardný (legislatívny) alebo vlastný termín zo zoznamu termínov:
Voľbou termínov a stlačením tlačidla “Uložiť” sa zvolené termíny zamestnancovi priradia.
Viac o úprave legislatívnych (štandardných) termínov a tvorbe a úprave vlastných termínov viď príručka “Správcovská časť” kapitola 3.1.2.4.
Termíny sa zamestnancom môžu priraďovať niekoľkými spôsobmi. Tieto spôsoby sa upravujú v časti Nástroje / Firemné nastavenia záložka “Nastavenia” a v časti Zamestnanci - termíny upraviť položku “Spôsob priraďovania termínov”:
Vysvetlivky:
1 - Vezmi z nadradenej úrovne
Znamená to, že spôsob priraďovania termínov je taký, aký bol zvolený na vyššej úrovni. Ak sa napr. na úrovni licencie zvolí “Individuálne pre každého zamestnanca”, tak sa tento spôsob zachová pre všetky firmy a prevádzky. Následná zmena na úrovni niektorej firmy “Podľa profesie s možnosťou individuálnej zmeny” bude uplatnená na túto konkrétnu firmu.
2 - Individuálne pre každého zamestnanca
V tejto možnosti sa každému zamestnancovi priraďujú termíny osobitne.
3 - Podľa profesie s možnosťou individuálnej zmeny
V tejto možnosti sa priradia zamestnancovi termíny tie, ktoré má priradené profesia tohto zamestnanca. Zároveň je možné zamestnancovi niektorý z priradených termínov podľa profesie odobrať, resp. pridať nad rámec termínov priradených profesii.
4 - Podľa profesie s možnosťou individuálnej zmeny (bez možnosti odobrať termín)
V tejto možnosti sa priradia zamestnancovi termíny tie, ktoré má priradené profesia tohto zamestnanca. Zároveň je možné zamestnancovi pridať termíny nad rámec termínov priradených profesii. Odobrať termíny priradené na základe profesie v tejto možnosti nie je možné.
Pri zmene spôsobu priraďovania termínov je potrebné zvoliť možnosť, čo sa má udiať s doteraz priradenými termínmi “Po uložení” podľa nasledujúceho okna:
¶ 3.1.1.3 Dokumenty
V časti Dokumenty je možné k zamestnancom priradiť (vložiť) dokumenty (napr. osvedčenia, certifikáty a pod.) a Fotky.
Pre pridanie dokumentu zadajte “Názov” a v časti súbor vyhľadajte dokument podľa jeho umiestnenia v počítači. Tlačidlom “Potvrdiť” sa dokument uloží. Podobne postupujte pri viacerých dokumentoch.
Pre pridanie fotky zadajte “Názov” a v časti súbor vyhľadajte fotku podľa jej umiestnenia v počítači. Tlačidlom “Potvrdiť” sa fotka uloží. Podobne postupujte pri viacerých fotkách.
¶ 3.1.1.4 Karta zamestnanca
Karta zamestnanca slúži na zobrazenie a tlač údajov o zvolenom zamestnancovi.
¶ 3.1.2 Filter
Funkcia “Filter” umožňuje výber rôznych základných údajov a termínov a následného zobrazenia zamestnancov podľa zvolených kritérií:
Tlačidlom “Uložiť” sa nastavenia filtra uložia, tlačidlom “Storno” na zvolené údaje filtra neuložia. Na deaktiváciu uloženého filtra slúži tlačidlo “Vyčistiť”.
¶ 3.1.3 Hromadné akcie
Hromadné akcie umožňujú nasledujúce akcie s viacerými zamestnancami súčasne:
¶ 3.1.4 Export
Export dát slúži na vytvorenie excelového zoznamu zamestnancov.
¶ 3.1.5 Import
Import slúži na naplnenie zvolenej prevádzky dátami. Pre bezchybný priebeh importu je potrebné, aby importované dáta boli v excelovom zozname, bez zlúčených buniek.
V menu "Nástroje" je vzorový excel “Import zamestnancov - vzor”. Tento vzor si môžete uložiť do počítača a podľa pokynov v ňom uvedených si svoj zoznam zamestnancov môžete upraviť.
Následne stlačte modré tlačidlo vpravo pre “Import”:
Vysvetlivky:
1 - Súbor
Zvoľte súbor (excel) s dátami k zamestnancom, ktoré budete importovať. Uvedené formáte excelu .csv, .xls, .xlsx, .ods.
2 - Prevádzka
Zvoľte prevádzku, do ktorej chcete import zamestnancov vykonať.
3 - Pokračovať
Kliknutím na pokračovať sa zobrazí nasledujúce okno, v ktorom sa nastavujú údaje pre import:
Vysvetlivky:
1 - Stĺpce
Pri názvoch stĺpcov si vyberiete ten názov stĺpca, ktorý chcete zvoliť do príslušnej bunky.
2 - Vyradenie zamestnancov, ktoré nie sú v exceli
Ak už v danej prevádzke máte nejakých zamestnancov, touto voľbou sa vyradia (nezmažú úplne) tí zamestnanci, ktorí sa nenachádzajú v exceli.
3 - Vykonať iba testovací import
Touto voľbou sa vykoná testovací import - kontrola správnosti nastavenia jednotlivých údajov pre korektný import zamestnancov. Po naklikaní všetkých údajov spustite import (zelené tlačidlo vpravo).
Úspešný testovací import je zobrazený zeleným oknom s informáciou o úspešnom testovacom importe.
V prípade chyby sa zobrazí červené okno s popisom chyby. V tomto prípade je potrebné skontrolovať excel a import zopakovať.
4 - Spustiť import
Ak testovací import prebehol úspešne, odkliknite “Vykonať iba testovací import” a ešte raz kliknite “Spustiť import” a zamestnanci sa naimportujú.
Ak máte v zozname zamestnancov aj termíny, môžete ich naimportovať spolu so zamestnancami podľa nasledujúceho postupu.
Import termínov školení, lekárskych prehliadok a podobne:
V spodnej časti je okno “Termíny”:
Vysvetlivky:
1 - Stĺpec
Vyberiete stĺpec z excelu, v ktorom máte názov školenia, lekárskej prehliadky.
2 - Termín
Vyberte “Termín” zo zoznamu termínov v aplikácii BESOFT Online (štandardné - legislatívne, aj vlastné), s ktorým sa importovaný termín spáruje.
Vysvetlivky:
1 - Nastavenie termínu
Nastavenie podmienok na splnenie priradenia termínu.
2 - Dátum vykonania
Eviduje sa dátum splnenia podľa hlavného alebo iného stĺpca v exceli.
Príklady priradenia splnenia termínu z hlavného stĺpca alebo z iného stĺpca uvádzajú nasledujúce obrázky:
Priradenie dátumu z hlavného stĺpca:
Priradenie dátumu z iného stĺpca:
3 - Odobratie termínu
Ak nie je splnená podmienka a zamestnanec má priradený daný termín, tak sa mu termín odoberie.
4 - Vysvetlivka
Vysvetlivka k dátumu vykonania.
¶ 3.2 Prehľady
¶ 3.2.1 Prehľady termínov
V tejto časti sa nachádza prehľad termínov z hľadiska prehľadu stavu plnenia, termínov, ktoré je potrebné vykonať, termínov, ktoré neboli vykonané a statusu podľa zobrazených možností na nasledujúcom obrázku:
Tlačidlom “Potvrdiť” sa prehľad zobrazí so zariadeniami, ktoré danému výberu vyhovujú. Každý prehľad je možné exportovať do excelu.
¶ 3.2.2 Vykonané a nepriradené termíny
Tento prehľad zobrazuje termíny, ktoré v minulosti mali zamestnanci priradené, mali školenie absolvované, ale v súčasnom období ich už priradené nemajú.
¶ 3.3 Evidencia školení
Evidencia školení zobrazuje prehľad termínov, ktoré sú priradené zamestnancom:
Kliknutím na termín sa zobrazí okno, v ktorom sa s termínom môže pracovať:
Vysvetlivky:
1- Export
Kliknutím na “Export” sa vytvorí excelový zoznam zamestnancov priradených k zvolenému termínu.
2 - Zoznam zamestnancov
Zoznam zamestnancov priradených k termínu.
3 - Zoznam školení
V ľavej časti sa zobrazujú dátumy vykonania školenia a na pravej strane zamestnanci, ktorí boli daný termín školené.
4 - Pridať školenie
Kliknutím na tlačidlo “Pridať školenie” sa zobrazí nasledujúce okno:
Vysvetlivky:
1 - Dátum školenia
Uvedie sa dátum vykonaného školenia.
2 - Školiteľ
Uvedie sa školiteľ zo zoznamu školiteľov, alebo prepnutím “Vložiť ako text” sa uvedie ľubovoľný text.
3 - Zoznam účastníkov
Zoznam účastníkov - zamestnancov priradených k termínu.
4 - Zoznam ďalších termínov
Súbežne s týmto školením je možné zapísať aj vykonanie iného školenia.
5 - Zamestnanec nie je spôsobilý
Zaškrtnutím tejto voľby sa označí zamestnanec ako nespôsobilý a dátum “Naposledy splnené” a "Nasledujúci termín" budú rovnaké:
Ak tomuto zamestnancovi pridáme nový dátum školenia a nezvolíme “Zamestnanec nie je spôsobilý”, tak nasledujúci termín bude vypočítaný podľa predvolenej periódy termínu.
6 - Potvrdiť
Tlačidlom “Potvrdiť” sa údaje o školení uložia.
¶ 3.4 Nastavenia
V časti “Nastavenia” je možnosť vytvárať profesie a priraďovať k nim termíny.
¶ 3.4.1 Profesie
Kliknutím na “Profesie” sa zobrazí zoznam profesií.
Vysvetlivky:
1 - Pridať
Kliknutím na “Pridať” sa zobrazí okno s údajmi pre pridanie novej profesie
Vyplnením názvu profesie a stlačením tlačidla “Potvrdiť” sa profesia uloží. Tlačidlom “Storno” sa uloženie zruší.
Profesiu môžete vytvoriť aj výberom podľa SK ISCO 08 (číselný kód):
2 - Zoznam profesií
3 - Export
Možnosť exportu profesií do excelu.
4 - Vymazať označené
Možnosť vymazania zvolených profesií.
5 - Zmazanie profesie
6 - Upraviť
Editácia zvolenej profesie.
7 - Hľadať
Vyhľadávanie v zozname profesií.
¶ 3.4.2 Profesie x termíny
V časti “Profesie x termíny” sa k profesiám pridávajú termíny.
V tejto časti je možnosť vytvárať “Združené profesie” (v zozname profesií svetlomodrou farbou).
Ich účelom je vytvoriť “Skupinu (združenú) profesií” a k nej priradiť zvolené termíny. Je to vhodné využiť pri veľkom počte profesií s rovnakými termínmi.
Vo svojej podstate ide o pokročilú funkciu a preto v prípade záujmu vedieť viac o združených profesiách odporúčame kontaktovať správcov tejto aplikácie.
Vysvetlivky:
1 - Zoznam termínov
2 - Zoznam profesií
3 - Združené profesie
4 - Upraviť
5 - Zoznam združených profesií
¶ 3.4.2.1 Upraviť
Tlačidlom “Upraviť” sa zobrazí zoznam všetkých termínov a profesií a je umožnené termíny a profesii kombinovať:
Tlačidlom “Uložiť” sa nastavenia uložia, tlačidlom “Storno” sa posledné zmeny neuložia.
¶ 3.4.2.2 Združené profesie
Stlačením tlačidla “Združené profesie” sa otvorí zoznam združených profesií:
¶ 3.4.2.3 Pridanie združenej profesie
Stlačením tlačidla “Pridať” sa otvorí okno pre pridanie združenej profesie:
Vysvetlivky:
1 - Názov
Uvedie sa názov združenej profesie.
2 - Poradie
Uvedie sa číselné poradie (1, 2, 3, …) v akom sa združená profesia zobrazí v tabuľke “Profesie x Termíny”.
3 - Zoznam profesií
Zoznam vytvorených profesií.
4 - Zoznam firiem a prevádzok
Firmy a prevádzky, ktorým priradíme združené profesie.
Príklad vytvorenia združenej profesie:
Výberom profesií a Firmy / prevádzky sa združená profesia vytvorí ako skupina profesií pre zvolenú Firmu / Prevádzku.
Vysvetlivky:
1 - Priradenie termínu profesii
2 - Hromadné priradenie termínu profesiám
Zakliknutím sa všetkým profesiám obsiahnutým v združenej profesii (skupine profesií) pridaní termín.
3 - Odobratie termínu
Zakliknutím sa profesii (Pilot) odoberie termín, ktorý profesia mala predtým priradený.